Gestão de contas a receber
As Contas a Receber podem ser perigosas quando fora de controle. Podemos evitar que isso aconteça recebendo no prazo e nas condições predeterminadas. Há uma série de ferramentas, procedimentos e serviços que ajudam a gerenciar as contas a receber tão profissionalmente como se administram outras áreas da empresa.
A postura do analista é muito importante para o gerenciamento e o controle do Contas a Receber. Verificamos que, se o devedor estiver ciente de que o credor espera receber e que tomará ações efetivas caso isso não aconteça, mais provavelmente ele o pagará. Tratando as Contas a Receber com seriedade, os clientes farão o mesmo. Todavia, se o credor tratá-las sem a devida importância, permitirá que os seus clientes sempre levem vantagem.
O que significa seriedade em cobrança?
· Estabelecer políticas e procedimentos que ajudarão o credor a tomar decisões rápidas e facilmente;
· Comprometer-se a treinar os funcionários sobre o Gerenciamento de Contas a Receber;
· Assegurar-se de que seus clientes entendam as regras do jogo e a política de cobrança do credor;
· Utilizar instrumentos e serviços disponíveis e de comprovada eficácia na cobrança.
Gerenciamento de valores a cobrar
Dividida em fases lógicas do processo, a cobrança da conta pode ser iniciada em qualquer uma das seguintes fases:
Cartas - Cartas de cobrança cuidadosamente escritas são enviadas ao devedor, e um acompanhamento é feito, se necessário. Recomenda-se o envio de:
a) 1 carta para recebíveis vincendos, especialmente para aqueles clientes que:
· historicamente, algum dia, alegaram não ter recebido uma fatura ou cobrança;
· já manifestaram em um passado alguma morosidade de pagamento;
· representem valores significativos e relevantes para o fluxo de caixa do credor.
b) 3 cartas para valores vencidos, sendo:
· 1 carta inicial leve;
· 1 carta em tom mais apertado;
· 1 carta em tom final, ou seja, razoavelmente mais dura que as demais.
As cartas são especialmente úteis para cobrar clientes com saldos pequenos de contas vencidas. As cartas de cobrança são também uma ferramenta para melhorar o fluxo de informações entre o cliente e o departamento de crédito e cobrança. O calendário e a freqüência das cartas de cobrança são aspectos importantes. Nas sucessivas cartas de cobranças de saldos vencidos deve-se adotar um tom cada vez mais sério.
Telefonemas - O telefone, sem sombra de dúvida, é o instrumento central e fundamental do setor de contas a receber.
Visitas pessoais - Apenas utilizadas em situações especiais, principalmente para cobranças de valores elevados.
Empresas de cobrança - Quando os demais recursos tiverem sido esgotados.
Ações judiciais - Considerando a morosidade do judiciário, bem como a incerteza da decisão judicial e da recuperação de crédito, as ações judiciais devem ser evitadas ao máximo, sendo utilizadas após esgotados os recursos amigáveis, sem que haja outra alternativa adequada, e desde que o valor a ser cobrado justifique o ajuizamento da causa.
Terceirização das cobranças amigáveis
As agências de cobrança podem ter uma capacidade adicional de cobrar os valores devidos por dar ao devedor a sensação de perda de controle sobre a situação, uma vez que não é mais um conhecido seu, o credor, quem está efetuando a cobrança. Dois problemas extremamente usuais ocorrem com estas empresas terceirizadas de cobrança:
· Algumas recebem o dinheiro e não repassam ao credor, ou em situações mais otimistas demoram a repassar;
· Algumas fazem abordagem de cobrança totalmente indevida e, às vezes, ilegal;
· Algumas agências de cobrança, através de correspondências, tentam persuadir o devedor inadimplente a saldar seu débito o quanto antes possível, deixando nas entrelinhas uma velada mensagem coercitiva.
Fundamental torna-se, então, analisar meticulosamente o crédito de qualquer empresa de cobrança antes de contratá-la, especialmente:
· Colhendo referências comerciais;
· Colhendo referências bancárias;
· Obtendo a ficha cadastral da empresa de cobrança em uma empresa especializada em informações desta natureza;
· Obtendo a ficha cadastral dos sócios da empresa de cobrança em uma empresa especializada em informações desta natureza;
· Pulverizando o risco de crédito, não entregando muitos valores a serem cobrados a uma única empresa de cobrança.
A cobrança e o fluxo de caixa
Toda empresa deve controlar os ativos que representam a tesouraria e contas a receber. É essencial a disposição de políticas e procedimentos de cobrança, fixados por escrito, para alcançar as metas de qualidade e para proteger as contas a receber do credor. A meta de cobrança é reduzir as dívidas incobráveis sempre que for possível.
Os saldos de contas vencidas devem ser reduzidos a um mínimo mediante uma cobrança eficaz. As cobranças devem ser realizadas com estilo profissional e cortesia, sem linguagem injuriosa, sejam quais forem as circunstâncias, e dentro da normativa legal vigente. Todos os procedimentos de cobrança devem estar redigidos de forma que se tornem claros e precisos. A meta é criar documentos que sirvam para dar uniformidade às políticas e procedimentos, sendo que também seja compreensível aos empregados novos.
Fichas de clientes
A ficha de cobrança de clientes proporciona uma referência de auditoria clara, que o credor pode revisar e utilizar como base para empreender ações. Registrando a essência das chamadas de cobrança consegue-se reduzir ao mínimo a dependência da memória para as abordagens das chamadas seguintes. Inclusive com o registro da conversa telefônica, o cobrador gerará ao devedor uma nítida sensação de segurança e de organização.
Adriano Blatt
Profissão: ministra cursos de crédito e cobrança na Equifax, é formado pela USP, pós-graduado nos Estados Unidos e é o autor brasileiro com maior quantidade de livros publicados versando sobre o tema
Site: Não Fornecido
e-mail: adriano@blatt.com.br
VIOLAÇÃO DE DIREITO AUTORAL
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