Eficácia dos controles internos influencia sucesso da gestão
O conhecimento do ambiente econômico e das ameaças e oportunidades do mercado constitui um ponto de controle significativo
Em todas as empresas, qualquer que seja o segmento de mercado em que atuem, suas características próprias e seu estágio tecnológico, uma gestão efetiva e segura dependerá da eficácia de seus controles internos.
Exercidos através de "pontos de controle" e adequada monitoração, os controles internos têm uma abrangência ampla, muito maior do que poderia ser entendido em uma análise superficial. Assim, conhecer realmente o ambiente econômico e os cenários - ameaças e oportunidades, conjuntura - em que atua a empresa é um ponto de controle significativo, possibilitando medidas e atitudes para que as metas possam ser alcançadas com segurança.
O que é exigência legal, por exemplo, para as instituições financeiras, aplica-se por inteiro aos demais ramos de atividade. A Comissão de Valores Mobiliários (CVM), através da Instrução nº 220/94, definiu regras relacionadas com controles internos. O Conselho Monetário Nacional determinou, às instituições financeiras, a implementação de "Sistema de Controles Internos" para as atividades desenvolvidas e para os Sistemas de Informações, bem como para garantir o cumprimento das normas legais e regulamentares aplicáveis. A divulgação foi feita através da Resolução nº 2554/98, do Banco Central do Brasil. Essa resolução, até por explicitar o termo em seu texto, é chamada de "Legislação de Compliance".
Compliance, em tradução literal, significa "conformidade - estado em que se encontra alguma coisa ou pessoa (não uma situação permanente)". É um dos elementos primordiais dos Controles Internos por permitir conhecer, de fato, o status de um determinado segmento ou área, e, naturalmente, do conjunto de segmentos, áreas, atividades e riscos.
O fato é que, na prática, exista ou não imposição legal, essas recomendações podem, e devem, ser seguidas por empresas dos mais diversos segmentos do mercado, como forma de controlar seu próprio negócio.
Desenvolvidos com objetividade e implementados de forma factível, os controles internos incorporarão os diversos riscos relacionados com as atividades da empresa, inclusive e evidentemente os de crédito, mas não podem ser entendidos como um processo destinado, simplesmente, à minimização de riscos de fraudes e outras agressões ao patrimônio. É fundamental, conseqüentemente, que exista correta "visão de risco", ou seja, o entendimento dos riscos, sua perfeita identificação e efetiva gestão. São fatores fundamentais para essa gestão a oportunidade e a confiabilidade das informações disponíveis.
Todas as informações têm que ter integridade e qualidade, de forma a merecer plena confiança no momento da decisão, o que se aplica, por inteiro, aos relatórios gerenciais, que precisam ser confiáveis, oportunos e relevantes. O conjunto de informações é, de fato, um dos principais bens de uma empresa.
Garantida a confiabilidade das informações gerenciais, será indispensável que, através do sistema de controles internos, passe a existir constante monitoração, a qual compreenderá as atividades especificamente destinadas ao acompanhamento de transações ou de processos, de forma que possibilite análise comparativa entre o que foi feito e o que estava previsto, dentro do objetivo de assegurar a conformidade com as normas previamente estabelecidas.
Paralelamente à formalização dos pontos de controle em todos os segmentos da empresa, deve-se entender que os gestores de áreas, nos mais diversos níveis hierárquicos, têm responsabilidade direta com essa monitoração. Cabe-lhes, portanto, adotar e/ou determinar regularização imediata de eventuais distorções constatadas, com registro de todas as ocorrências que demonstrem deficiências ou desobediências e a não conformidade com o processo estabelecido, bem como os fatos não previstos nos normativos, mesmo em seus critérios de exceção, caracterizando, por exemplo, carência de normas.
Mais do que qualquer outra coisa, princípios éticos e normas de conduta são indispensáveis à qualquer empresa. Sem esses princípios e normas claramente definidos, divulgados e, principalmente, praticados, nenhuma ação de controle trará os resultados desejados. Assim, juntamente com os controles internos e, dentro da realidade de cada empresa, independentemente da profundidade das informações existentes, todos os processos operacionais deverão estar apoiados em normas de conduta. O mais importante é dar o exemplo. Não haverá controle eficaz se os gestores, em qualquer nível, especialmente os superiores, agirem de forma diferente, ou seja, sem praticar efetivamente os controles internos necessários.
"Todos os processos operacionais deverão estar apoiados em normas de conduta. O mais importante é dar o exemplo"
Geraldo Eugênio Tonelli
Profissão: sócio-diretor da GET - Assessoria e Consultoria Ltda
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